Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen

Um allen Menschen – unabhängig von einer Einschränkung – den Zugang zu Informationen zu ermöglichen, müssen digitale Dokumente wie PDF-Dateien barrierefrei gestaltet werden. Ein barrierefreies PDF sollte nicht nachträglich „zurechtgebogen“, sondern von Anfang an barrierefrei angelegt werden. Der Grundstein dafür wird bereits im Ausgangsdokument gelegt, beispielsweise in Microsoft Word, Adobe InDesign oder anderen Programmen zur Dokumentenerstellung.

Wenn Sie einen schnellen Überblick suchen, empfehlen wir Ihnen zusätzlich unsere kompakte Checkliste für barrierefreie PDF-Dokumente (barrierefreies PDF, 97 KB). Sie fasst die wichtigsten Prüfpunkte aus diesem Leitfaden kurz und übersichtlich zusammen und ist damit ideal zur abschließenden Kontrolle geeignet.

Hinweis: Die Anleitung bezieht sich auf Word ab Version 2019. In Microsoft 365 kann es geringfügige Abweichungen bei Symbolen oder Menübezeichnungen geben.

Dokumenteneinstellungen zu Beginn: Die Grundlage für ein barrierefreies PDF

Für die Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente in Microsoft Word ist es wichtig, bereits vor dem eigentlichen Schreiben bestimmte Dokumenteneinstellungen vorzunehmen. Diese Grundeinstellungen bilden das Fundament für eine technisch saubere und zugängliche PDF-Ausgabe. Sie erleichtern die maschinelle Verarbeitung und verbessern die Nutzbarkeit durch assistive Technologien wie Screenreader.

Autor in den Dokumenteigenschaften angeben

Der Autor des Dokuments kann unter Datei à Informationen à Eigenschaften à Erweiterte Eigenschaften à Reiter „Zusammenfassung“ eingetragen oder angepasst werden. Dieser Eintrag erscheint in den Dokumenteigenschaften und macht die Urheberschaft nachvollziehbar - auch beim Export als barrierefreies PDF.

Screenshot aus Word, Ansicht der Word-Informationen, Klickanleitung siehe Fließtext

Schriftarten einbetten

Damit ein PDF-Dokument unabhängig vom Endgerät korrekt dargestellt werden kann, sollten die verwendeten Schriftarten eingebettet werden. In Microsoft Word erfolgt dies über den Pfad Datei à Optionen à Speichern. Dort muss die Option „Schriftarten in der Datei einbetten“ aktiviert werden. So wird sichergestellt, dass auch beim Öffnen auf fremden Systemen keine Formatierungsprobleme entstehen.

Screenshot aus Word, Ansicht der Word-Optionen, Klickanleitung siehe Fließtext

Dokumentsprache festlegen

Für die richtige Sprachausgabe durch Screenreader ist die Hinterlegung der entsprechenden Sprache essenziell. Klicken Sie dazu auf Datei à Optionen à Sprache, wählen Sie die gewünschte Bearbeitungssprache aus und legen Sie diese als Standard fest. Dies ist sowohl für die Spracherkennung als auch für die automatische Korrektur wichtig.

Screenshot aus Word, Ansicht der Word-Optionen, Klickanleitung siehe Fließtext

Dokumenttitel festlegen

Ein sinnvoller Dokumenttitel erleichtert die Auffindbarkeit und wird beispielsweise von Suchmaschinen und assistiven Technologien genutzt. Er wird unter Datei à Informationen à Eigenschaften eingetragen. Ein fehlender Titel wird in vielen Barrierefreiheitsprüfungen als Fehler gewertet.

Screenshot aus Word, Ansicht der Word-Informationen, Klickanleitung siehe Fließtext

Silbentrennung vermeiden

Die automatische Silbentrennung von Word wird beim PDF-Export nicht barrierefrei übernommen – weder beim Standardexport noch über den PDF-Maker. Daher empfiehlt es sich, unter Layout à Seite einrichten à Silbentrennung die Option „Keine“ zu wählen, um unerwünschte Lesepausen oder Wortabbrüche bei der Screenreader-Ausgabe zu vermeiden.

Screenshot aus Word, Ansicht der Layout-Registerkarte, Klickanleitung siehe Fließtext

Kopf- und Fußzeilen beachten

Inhalte in Kopf- und Fußzeilen, wie beispielsweise Datum, Seitenzahlen oder Dokumenttitel, werden beim Export in eine PDF-Datei in der Regel nicht automatisch in die Tag-Struktur übernommen. Wichtige Informationen sollten deshalb immer im Hauptteil des Dokuments stehen, damit sie für Screenreader und andere Hilfsmittel zugänglich sind.

Seitenzahlen barrierefrei gestalten: Standardmäßig werden Seitenzahlen in der Fußzeile eingefügt. Damit sie auch im barrierefreien PDF wahrnehmbar sind, müssen sie nach dem Export mit einem geeigneten Programm manuell mit einem entsprechenden Tag versehen werden.

So gestalten Redaktionen barrierefreie Inhalte

Barrierefreie Inhalte beginnen mit dem korrekten Einsatz strukturierter Formatvorlagen. Doch auch Bilder mit Alternativtexten, das Zwei-Sinne-Prinzip und ausreichende Farbkontraste sind entscheidend. Die folgenden Punkte zeigen, worauf Redaktionen bei der Erstellung barrierefreier Word-Dokumente besonders achten sollten.

Zwei-Sinne-Prinzip

Informationen sollten stets auf mindestens zwei unterschiedlichen Wegen wahrnehmbar sein, beispielsweise visuell und in Textform. So wird sichergestellt, dass Inhalte nicht ausschließlich über visuelle Merkmale wie Farbe vermittelt werden. Beispiele:

  • Farbige Markierungen sollten zusätzlich mit Symbolen oder Texten ergänzt werden. Weitere Informationen finden Sie im Fachartikel "Ohne Farbe nutzbar".
  • Diagramme und Landkarten sollten neben Farbcodierungen auch Schraffuren, Muster oder Beschriftungen enthalten.

Farbkontraste

Eine ausreichende Farbkontrastierung ist entscheidend für die Lesbarkeit – insbesondere bei kleiner Schrift. Für Text gilt:

  • Das Mindestkontrastverhältnis liegt bei normalem Fließtext bei 4,5:1.
  • Bei großem Text genügt auch ein Kontrastverhältnis von 3:1 (zum Beispiel bei Überschriften ab 18 pt).
  • Das Mindestkontrastverhältnis liegt bei rein grafischen Elementen bei 3:1. 
  • Weitere Informationen finden Sie im Fachartikel "Wie misst man barrierefreie Farbkontraste?".

Zur Überprüfung empfiehlt sich der Colour Contrast Analyser (CCA), ein kostenloses Tool zur Messung von Kontrastverhältnissen. Dieses Tool ist für Windows und macOS verfügbar.

Sprachwechsel kennzeichnen

  • Wenn Sie innerhalb eines deutschsprachigen Dokuments einzelne Wörter, Sätze oder Abschnitte in einer anderen Sprache verwenden (zum Beispiel Zitate, Fachbegriffe oder englische Titel), muss dieser Textabschnitt sprachlich markiert werden.
  • In Word: Text markieren → Überprüfen → Sprache à Sprache für die Korrekturhilfen festlegen… à gewünschte Sprache auswählen (zum Beispiel Englisch)
Screenshot aus Word: Ansicht der Überprüfen-Registerkarte, Klickanleitung siehe Fließtext

Vorhandene Formatvorlagen nutzen

Verwenden Sie ausschließlich die integrierten Formatvorlagen für Überschriften, Listen, Zitate und Fließtext. Diese sind semantisch ausgezeichnet und ermöglichen Screenreadern eine strukturierte Navigation.

Wichtig: Formatieren Sie Punkte wie Schriftgröße, Farbe oder Abstand nicht manuell über das Menüband. Wenn Sie die Formatierung einer Formatvorlage ändern möchten, beachten Sie bitte das folgende Vorgehen: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Vorlage im Bereich „Formatvorlagen“ und wählen Sie „Ändern…“ aus. Dort können Sie die gewünschte Formatierung dauerhaft oder nur für das aktuelle Dokument anpassen.

Ansicht der Start-Registerkarte, Klickanleitung siehe Fließtext

Bilder, Grafiken, Diagramme

Enthält ein Dokument visuelle Inhalte wie Bilder, Grafiken oder Diagramme, müssen diese barrierefrei aufbereitet werden.

Alternativtexte hinterlegen

  • Alle informationstragenden Bilder und Grafiken müssen mit aussagekräftigen Alternativtexten versehen werden.
  • Diese Texte beschreiben den Inhalt und die Funktion des Bildes für Personen, die assistive Technologien wie Screenreader nutzen.
  • Sind Grafiken mit einem Link versehen, muss der Alternativtext auch das Linkziel benennen.
  • In Word: Rechtsklick auf das Bild à im Menü „Alternativtext bearbeiten…“ auswählen à Alternativtext im rechten sich öffnenden Bereich eingeben
Screenshot aus Word: Ansicht vom Kontextmenü, Klickanleitung siehe Fließtext

Dekorative Bilder und Elemente korrekt kennzeichnen

  • Handelt es sich um rein dekorative Elemente ohne inhaltliche Bedeutung, sollten diese als solche markiert werden. So können sie von Screenreadern übersprungen werden und stören nicht den Lesefluss.
  • In Word: Rechtsklick auf das Bild à im Menü „Alternativtext bearbeiten“ auswählen à Checkbox „Als dekorativ markieren“ auswählen
Ansicht vom Kontextmenü, Klickanleitung siehe Fließtext

Überprüfung und Export

Barrierefreiheit in Word überprüfen

Microsoft Word bietet eine integrierte Barrierefreiheitsprüfung, die eine erste grobe Orientierung zur Zugänglichkeit des Dokuments ermöglicht. Die Funktion ist unter Überprüfen à Barrierefreiheit überprüfen zu finden. Dabei werden Fehler, Warnungen und Hinweise angezeigt, beispielsweise fehlende Alternativtexte, nicht beschriftete Tabellen oder unklare Lesereihenfolgen.

Screenshot aus Word: Ansicht von der Überprüfen-Registerkarte, Klickanleitung siehe Fließtext

Tipp: Um den Zugang zur Barrierefreiheitsprüfung zu erleichtern, kann die Funktion im Schnellzugriff in der Symbolleiste angepinnt werden. Klicken Sie dazu in der Menüleiste auf den kleinen Pfeil „Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen“ und wählen Sie „Barrierefreiheit überprüfen“ aus der Liste aus. So ist das Tool jederzeit mit einem Klick erreichbar.

Screenshot aus Word: Ansicht von der Symbolleiste, Klickanleitung siehe Tipp im Fließtext

Wichtig zu wissen: Die Word-Prüfung ist nicht PDF/UA-konform und kann eine vollständige Barrierefreiheitsprüfung nach dem PDF-Standard nicht ersetzen. Sie eignet sich jedoch gut als Korrekturhilfe während der Erstellung, um typische Zugänglichkeitsprobleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Wenn Sie zu einer Meldung keine Lösung finden, hilft oft ein Klick auf den jeweiligen Punkt. Word bietet dazu eine direkte Online-Hilfe mit Erklärungen und Lösungsvorschlägen. Das unterstützt insbesondere weniger erfahrene Nutzer bei der barrierefreien Dokumentgestaltung.

PDF barrierefrei exportieren

Beim Export eines Word-Dokuments als PDF ist es wichtig, darauf zu achten, dass die Dokumentstruktur korrekt mit übernommen wird. Nur so können Screenreader Überschriften, Listen oder Tabellen sinnvoll interpretieren. In Microsoft Word gelingt das, indem man nacheinander die folgenden Schritte ausführt: Datei à Exportieren à „PDF/XPS-Dokument erstellen“ auswählen à im Explorer-Dialogfeld „Optionen“ anklicken à im Optionen-Dialogfeld Checkbox „Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit“ auswählen. Erst dann wird beim Speichern sichergestellt, dass alle strukturellen Informationen korrekt in die PDF-Datei übernommen werden.

Schritt 1: Im Bereich „Exportieren“ muss die Option „PDF/XPS-Dokument erstellen“ zweimal hintereinander ausgewählt werden.
Alt-Text: Screenshot aus Word, Ansicht der Funktion Word-Exportieren, Bildbeschreibung folgt nach Screenshot

Schritt 1: Im Bereich „Exportieren“ muss die Option „PDF/XPS-Dokument erstellen“ zweimal hintereinander ausgewählt werden.

Schritt 2: Klicken Sie im Explorer-Dialogfeld auf „Optionen“. In dem sich daraufhin öffnenden Fenster können Sie das Kontrollkästchen „Dokumentenstrukturtags für Barrierefreiheit“ aktivieren.
Screenshot aus Word, Ansicht vom Explorer-Dialogfeld, dass sich über den Schritt 1 hat öffnen lassen, Bildbeschreibung folgt nach Screenshot

Schritt 2: Klicken Sie im Explorer-Dialogfeld auf „Optionen“. In dem sich daraufhin öffnenden Fenster können Sie das Kontrollkästchen „Dokumentenstrukturtags für Barrierefreiheit“ aktivieren.

Der Aufwand für die Erstellung barrierefreier PDFs lässt sich deutlich reduzieren, wenn bereits bei der Gestaltung des Dokuments auf Barrierefreiheit geachtet wird. Die Nutzung barrierefreier Vorlagen, gezielte Schulungen sowie interne Leitfäden helfen dabei, den Prozess effizient zu gestalten.

Tipp: Werkzeuge wie das kostenpflichtige Add-in "axes4Word" und "axes4" unterstützen insbesondere Word-Nutzende dabei, barrierefreie Dokumente direkt im Schreibprozess zu erstellen. Das Add-in prüft die Barrierefreiheit des Word-Dokuments in Echtzeit, zeigt konkrete Verbesserungsvorschläge an und ermöglicht einen PDF/UA-konformen Export mit wenigen Klicks.

PDF prüfen und nachbearbeiten

Nach dem Export sollte jede PDF mit geeigneten Werkzeugen geprüft werden, beispielsweise mit dem kostenlosen PDF Accessibility Checker (PAC). Dieses Tool prüft unter anderem, ob die PDF getaggt ist, ob die Lesereihenfolge korrekt ist, ob Alternativtexte vorhanden sind und ob die Dokumenteigenschaften wie Sprache und Titel korrekt gesetzt wurden.

Falls nötig, können die Tags und Metadaten nachbearbeitet werden. Dabei lassen sich unter anderem Alternativtexte ergänzen, die Lesereihenfolge manuell anpassen und die Dokumenteigenschaften (zum Beispiel Sprache und Titel) definieren. Bewährt haben sich hierfür unter anderem Adobe Acrobat Pro,  axesPDF oder callas pdfaPilot. Diese Programme sind zwar kostenpflichtig, bieten jedoch umfangreiche Funktionen zur Prüfung, Korrektur und Qualitätssicherung barrierefreier PDF-Dokumente.

Verschlüsselung und PDFs

Ein häufiger Fehler ist die Vergabe eines Öffnungskennworts für PDF-Dateien. Dadurch wird verhindert, dass Prüfwerkzeuge oder assistive Technologien auf die Inhalte zugreifen können. Verzichten Sie daher auf ein Passwort zum Öffnen des Dokuments. Wenn gewünscht, können Sie alternativ Einschränkungen für das Bearbeiten oder Kopieren setzen, jedoch nicht für das reine Lesen. Beachten Sie dabei, dass auch Funktionen wie „Kopieren und Einfügen“ gesperrt werden können. Je höher die Sicherheitseinstellungen gewählt sind, desto stärker kann dies die Barrierefreiheit des Dokuments beeinträchtigen.

Weiterführende Ressourcen und Praxisleitfäden

Für weiterführende Informationen empfehlen wir folgende Links:

Sie suchen Unterstützung?

Der Handlungsleitfaden zur digitalen Barrierefreiheit des bayerischen Staatsministeriums für Digitales bietet verschiedene Informationen, wie Hinweise zu den rechtlichen Rahmenbedingungen, eine Mustererklärung zur Barrierefreiheit und Ausschreibungskriterien für Dienstleister.

Und natürlich unterstützen wir Sie auch persönlich bei Fragen zur digitalen Barrierefreiheit in Form einer kostenlosen Erstberatung.