Barrierefreie PDFs: Warum braucht es einen Handlungsleitfaden?

Barrierefreie digitale Dokumente sind kein „Nice-to-have“, sondern ein Menschenrecht. Dennoch sind PDF-Dokumente nach wie vor eine der größten Hürden im digitalen Raum – insbesondere für blinde, seheingeschränkte oder neurodivergente Menschen. Ein neuer Handlungsleitfaden für barrierefreie PDFs will Abhilfe schaffen und zeigt konkret, worauf es bei der Erstellung barrierefreier PDFs ankommt. Doch warum braucht es überhaupt einen solchen Leitfaden? Und warum sollte sich jede Organisation mit dem Thema dringend befassen?

Barrieren im PDF-Format: weit verbreitet, oft unsichtbar

PDFs gelten als bequem, verlässlich und universell – doch aus Sicht der Barrierefreiheit ist das Format berüchtigt. Viele PDFs sind nicht durchsuchbar, haben keine logische Überschriftenstruktur, enthalten nicht markierte Tabellen oder sind ohne Alternativtexte für Bilder erstellt. Screenreader-Nutzenden ist der Zugang zu solchen Dokumenten oft komplett versperrt. Auch Menschen mit kognitiven Einschränkungen stoßen regelmäßig auf unverständliche Layouts, fehlende Lesehilfen oder unstrukturierte Inhalte.

Diese Barrieren bleiben für viele unsichtbar – und damit oft unbeachtet. Genau hier setzt der Handlungsleitfaden an: Er schafft Bewusstsein und liefert praxisnahe Anleitungen, wie Barrieren im PDF vermieden oder abgebaut werden können.

Rechtlicher Druck – aber auch gesellschaftliche Verantwortung

Mit dem Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) und der EU-Richtlinie 2019/882 (European Accessibility Act) rücken barrierefreie digitale Inhalte verstärkt in den gesetzlichen Fokus. Ab Juni 2025 müssen viele privatwirtschaftliche Unternehmen digitale Produkte und Dienstleistungen barrierefrei gestalten. Dazu zählen auch PDF-Dokumente, etwa in Form von Produktinformationen, Rechnungen oder Vertragsunterlagen. Der öffentliche Sektor ist bereits seit Jahren verpflichtet.

Doch über die rechtlichen Anforderungen hinaus geht es um etwas Grundlegenderes: gesellschaftliche Teilhabe. Nur wer auf digitale Informationen zugreifen kann, kann gleichberechtigt am Leben teilhaben – sei es im Beruf, in der Bildung oder im Alltag. Barrierefreiheit ist daher ein zentraler Baustein von Inklusion.

Komplexität des Themas erfordert konkrete Anleitung

Die Erstellung barrierefreier PDFs ist kein Selbstläufer. Selbst technisch versierte Anwendende stoßen schnell an Grenzen, wenn sie sich erstmals mit Tag-Strukturen, Alternativtexten oder semantisch korrekten Tabellen beschäftigen. Hinzu kommen unterschiedliche Anforderungen je nach Ausgangsprogramm (MS-Word, PowerPoint, InDesign etc.) sowie verschiedene Tools zur PDF-Erstellung und -Nachbearbeitung.

Ein strukturierter Handlungsleitfaden schafft hier Klarheit: Er bündelt die wichtigsten Grundlagen, erklärt Stolperfallen und gibt konkrete Handlungsempfehlungen – vom barrierefreien Dokumentenaufbau über Formatvorlagen bis hin zum PDF-Export und zur Nachbearbeitung mit Prüfwerkzeugen wie PAC.

Der Handlungsleitfaden für barrierefreie PDFs richtet sich sowohl an Einsteiger als auch an erfahrene Anwender. Er eignet sich für Fachabteilungen, Redaktionen, Gestaltende, IT-Verantwortliche und alle, die barrierefreie Inhalte erstellen oder überprüfen möchten.

Ein Leitfaden als Schlüssel für nachhaltige Umsetzung

Ein Handlungsleitfaden bietet mehr als eine bloße Checkliste. Er kann in der Organisation als verbindlicher Standard dienen, zur Qualitätssicherung beitragen und als Schulungsgrundlage für Mitarbeitende verwendet werden. Er ermöglicht ein gemeinsames Verständnis darüber, was Barrierefreiheit im PDF überhaupt bedeutet – und wie sie praktisch umzusetzen ist.

Die Erfahrung zeigt: Wenn Redaktionen, Fachabteilungen und IT eng zusammenarbeiten und über einen gut verständlichen Leitfaden verfügen, steigt die Qualität barrierefreier PDFs spürbar – ebenso wie die Akzeptanz des Themas im Alltag.

Barrierefreie PDFs sind ein Muss – der Leitfaden macht sie machbar

Barrierefreiheit in PDF-Dokumenten ist kein Zukunftsthema, sondern eine gegenwärtige Pflicht – rechtlich, gesellschaftlich und ethisch. Ein Handlungsleitfaden bietet den notwendigen Rahmen, um diese Aufgabe strukturiert und nachhaltig anzugehen. Denn nur mit konkretem Know-how, klaren Verantwortlichkeiten und praxistauglichen Hilfsmitteln lässt sich echte digitale Teilhabe verwirklichen.

Der Handlungsleitfaden für barrierefreie PDFs ist kostenfrei erhältlich und richtet sich an alle, die barrierefreie PDF-Dokumente gestalten oder verantworten.

Autorin: Stiftung Pfennigparade