35. Podcast-Folge: Barrierefreie PDFs verstehen – Standards, Gesetze und Wege zur Umsetzung (Teil 1/2)

Links zur Folge:

• Offizielle Website des Softwareunternehmens Axes4, das sich auf Lösungen für PDF-Barrierefreiheit spezialisiert hat.
• PDF/UA – ISO-Standard für barrierefreie PDF-Dokumente: Informationen zum internationalen Standard PDF/UA der PDF Association
• Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG): Gesetz zur Umsetzung des European Accessibility Act in Deutschland

Allgemeine Links:

• Veranstaltungen der Beratungsstelle Barrierefreiheit in 2025
• Link zur Erstberatung der Beratungsstelle Barrierefreiheit

Moderator: Dennis Bruder
Gast: Markus Erle (Axes4)
Einsprecher: Alexandra Gödeke 

Das Interview als Transkript:

Markus Erle (Zitat mit Musikuntermalung)

Natürlich jetzt ganz aktuell diese Deadline European Axes4 Act auf europäischer Ebene oder bei jedem Weiterstärkungsgesetz hier in Deutschland. Die Ausweitung dieser Anforderungen auf Teile der Privatwirtschaft, Versicherungen in Banken, der ganze E-Commerce-Bereich, Rechnungen, wenn ich da was einkaufe, Lieferchein vielleicht sogar, Gebrauchsanweisungen. All das sind Dokumente, die natürlich auch barrierefrei sein müssen. Und plötzlich haben wir einen riesigen Anwendungsbereich, der unter diese Anforderung fällt, auch barrierefreie Dokumente liefern zu müssen.

Alexandra Gödeke (Intro mit Musikuntermalung)

BarriereLos, der Podcast für barrierefreie Lösungen im digitalen Raum.

Dennis Bruder

Hallo und herzlich willkommen zu BarriereLos, dem Podcast zur digitalen Barrierefreiheit. Mein Name ist Dennis Bruder. Ich bin von der Beratungsstelle Barrierefreiheit in Bayern und heute sprechen wir über ein Thema, das im Gegensatz zu Barrierefreiheit von Webseiten immer noch weniger Beachtung findet und trotzdem für viele Menschen mit Einschränkungen entscheidend ist, um am digitalen Leben teilzuhaben. Es geht um barrierefreie PDFs. Und dazu eingeladen habe ich einen Experten, der sich seit Jahren intensiv mit diesem Thema beschäftigt, nämlich Markus Erle von Axes4. Markus, schön, dass du heute bei uns bist.

Markus Erle

Ja, Dennis, danke dir für die Einladung. Hallo zusammen. Ich freue mich hier riesig, bei deinem Podcast dabei sein zu können.

Dennis Bruder

Sehr gerne. Magst du dich erst mal kurz vorstellen und auch gleich erzählen, wie du überhaupt auf das Thema barrierefreie PDFs gekommen bist?

Markus Erle

Ja. Ich bin schon ziemlich lange in dem Bereich digitale Barrierefreiheit, seit 21 Jahren inzwischen. Und ich habe ja angefangen mit Web-Barrierefreiheit, da kann ich nachher vielleicht noch was dazu sagen. Und vor zehn Jahren haben wir Axes4 gegründet als Software- und Technologieunternehmen für PDF-Barrierefreiheit. Also ich bin der Co-Founder und CEO. Das Interessante ist, dass wir so eine Art Doppelspitze haben, also mit meinem CTO zusammen. Und wir sind ein deutsch-schweizer Unternehmen. Und ja, barrierefreie PDFs, das ist ja so ein Thema, du hast es schon eingangs erwähnt, das wird ein bisschen stiefmütterlich behandelt und es ist ja auch nicht ganz so, ich sage immer, sexy. Es ist irgendwie ein bisschen langweilig. Es war auch nicht Liebe auf den ersten Blick, muss ich sagen. Ich komme nämlich aus der Web-Barrierefreiheit. Also ich hatte vorher eine Agentur, die sich schon auf Web-Barrierefreiheit spezialisiert hat. Wir haben “Drei Bienen” gewonnen. Für alle, die den Award nicht kennen, das war damals von der Aktion Menschen und Stiftung Digitale Chancen die höchste Auszeichnung für barrierefreie Internetangebote im deutschsprachigen Raum. Eine steht sogar hier bei uns, jetzt hier in den Büroräumen. Ich bin jetzt gerade hier in Tübingen. Und da haben wir aber entdeckt, Moment, Webseiten, schön und gut, toll, kriegen wir hin, barrierefrei, ist ganz wichtig. Aber ganz viele Inhalte sind in Form von PDFs verschlossen für viele Nutzerinnen. Und dann habe ich gedacht, ja wie geht das denn? Kann man das auch barrierefrei machen? Das war noch ganz am Anfang, da mussten wir mit Adobe Acrobat uns irgendwie selber das Wissen aneignen, es gab wenig Dokumentation dazu und schon damals haben wir gesagt, das muss doch irgendwie einfacher gehen. Und ich sagte eingangs, zehn Jahre ist jetzt Axes4 alt, also wir feiern 10-jähriges Jubiläum. Aber die Geschichte, die hat schon weit vorher angefangen, weil wir einfach gesagt haben: hey, wir experimentieren mal rum, was wäre da möglich. Und ursprünglich wollten wir sogar eine Open-Source-Lösung entwickeln, haben uns um Fördergelder bemüht, das hat nie geklappt. Und so haben wir dann irgendwann entschieden: hey, wir machen das auf eigene Kosten, wir buttern da rein, weil wir sehen, da geht es nicht richtig voran. die großen... Softwareunternehmen Adobe oder Microsoft machen einen schlechten Job dort und da ist eine Nische für uns. Lass uns das auf die Beine stellen. Und so bin ich zu diesem Thema PDF-Barrierefrei.

Dennis Bruder

Ja, das hat sich ja auch großartig entwickelt, wenn man euch so verfolgt. Fangen wir mal so ganz grundsätzlich vom Verständnis an. Was macht denn ein PDF überhaupt erstmal barrierefrei? Das klingt ja sehr technisch, aber was heißt denn das konkret?

Markus Erle

Ich glaube, jeder hat schon mal mit PDFs zu tun gehabt und zumindest früher, ich war vor meiner Zeit, bevor ich in den Bereich digitale Barrierefreiheit gegangen bin, war ich auch eine Zeit lang Unternehmensberater, also spezialisiert auf Strategiekommunikation und dort haben wir ganz viele Handouts und sowas gehabt. Und da ging es natürlich immer darum, PDFs zu erstellen, weil die einfach zuverlässig gedruckt wurden. Egal wo ich die hingeschickt habe, also auf meinem Drucker zu Hause sah es genauso aus wie dann im Büro oder wenn ich es an einen Kunden geschickt habe, der hat es auch genauso rausbekommen, wie ich es gedacht hatte. Also Layouttreue. Deswegen gibt es das PDF-Format, übrigens schon über 30 Jahre. Und diese Layouttreue steht aber diametral entgegen der Barrierefreiheit. Weil Barrierefreiheit heißt ja, jeder Nutzer, jede Nutzerinnen kann es an ihre, seine Bedürfnisse anpassen, Wahrnehmungsbedürfnisse. Es muss fluide sein, responsive. Und eben nicht gleiches Layout für jeden. Das wurde beim PDF-Format so gelöst, dass es eine unsichtbare Strukturebene gibt, auf der alle relevanten Inhalte annotiert sind mit Tags. Also die sind dort ausgezeichnet, Überschriften, Absätze, Zitate, Links, Listen, verschachtelte Listen, all diese Dinge, Bilder natürlich mit Alternativtext oder Bildbeschreibungen, also die Captions, also die Tags, die man aus HTML kennt. Und diese unsichtbare Strukturebene, das ist... Das Rückgrat für ein barrierefreies PDF. Im Fachbegriff sagt man dort, das ist die Tag-Struktur oder das getaggte PDF. Aber Tags allein machen ein PDF noch nicht barrierefrei. Es müssen noch weitere Regeln erfüllt sein. Also zum Beispiel die semantische Angemessenheit, dass es wirklich dem Inhalt entspricht, wie sie auf einer Dokumentseite sind. PDFs sind ja in der Regel seitenbasiert. Die Tag-Struktur, also diese unsichtbare Strukturebene, ist linear aufgebaut. Also da gibt es diese Seitenstruktur nicht mehr. Allein da sieht man schon mal, dass es eine gewisse Challenge gibt, jetzt bei Seitenumbrüchen und so weiter. Und das heißt, Tags sind die Voraussetzung. Es kommen noch weitere Regeln dazu, die sind in so einem Regelwerk gefasst. Man sagt dort, das ist der DIN, ISO-Standard, PDF-UA, Universal Accessibility das steht für UA. Und da ist gefasst, wie man PDF-Features verwenden muss, damit das Dokument dann barrierefrei ist, in diesem Sinne auch technisch barrierefrei für assistive Technologien, sei es ein Screenreader, sei es Vergrößerungssoftware oder andere Software, die das PDF dann in unterschiedlichen Formaten auch ausgeben kann oder in unterschiedlichen Präsentationsformen. Und natürlich gelten genauso für die Inhalte eines PDFs auch die... Die WCAG, also die Web Content Acessibility Guidelines, die gelten da natürlich genauso. Also PDF-UA und WCAG, die gehören zusammen. PDF-UA ist ein Komplementärstandard, sagt man zu den WCAGs, weil dort eigentlich nur die PDF-spezifischen Features geregelt sind und für alles Übergreifende, für das Plattformübergreifende sind dann die WCAG verantwortlich. Also das macht ein PDF barrierefrei. Es gibt die Tags und es ist PDF-Ua-konform und es sind natürlich auch die WCAG-Regeln eingehalten und dann ist man auf der sicheren Seite auch für die nationalen Standards, jetzt BITV oder European Accessibility Act, Barrierefreiheitsstärkungsgesetz. Die verweisen meistens indirekt auf Ua, auf WCAG meistens direkter und da steht dann sowas wie auf dem aktuellen Stand der Technik und das ist für PDF der DIN ISO-Standard PDF-UA.

Dennis Bruder

Wenn wir schon bei den Standards sind, sind wir ganz nah an den Gesetzen und Verordnungen, die du jetzt teilweise auch schon erwähnt hast. Für wen ist denn überhaupt die Barrierefreiheit von PDFs verpflichtend?

Markus Erle

Ja, das ist eine spannende Frage, weil die Verpflichtung, also es hängt jetzt davon ab, beziehst du dich zum Beispiel auf die UN-Behindertenrechtskonvention, dann ist es Ich wäre das ja quasi für komplett alle Unternehmen sogar verpflichten, weil die ja auch, also Deutschland hat es ratifiziert, es ist noch nicht überall in geltendes Gesetz, also in so eine Richtlinie überführt, aber man könnte ja sagen, hey, ich bin hier diskriminiert als Menschen mit Behinderungen, diese Möglichkeit gäbe es schon… also hört man selten und selten bezieht man sich da drauf, also das heißt... In einem Fall sind es dann ganz viele. Dann gibt es natürlich die Regelungen für die Behörden. Also auf Bundes- oder Landesebene. Da sind die Bundes-BITV oder die Landes-BITVs dafür verantwortlich. Und natürlich jetzt ganz aktuell diese Deadline European Accessibility Act auf europäischer Ebene oder Barrierefreiheitsstärkungsgesetz für uns hier in Deutschland. Die Ausweitung dieser Anforderungen auf Teile der Privatwirtschaft,

Und es bezieht auch ganz viele Dokumente mit ein, also Versicherungen, Banken, der ganze E-Commerce-Bereich. Also stellen wir uns vor, Rechnungen, wenn ich da was einkaufe, ich kaufe ein Produkt ein. Angebot, Rechnung, Lieferschein vielleicht sogar, Gebrauchsanweisungen, all das sind Dokumente, die natürlich auch barrierefrei sein müssen. Und plötzlich haben wir einen riesigen Anwendungsbereich oder einen riesigen Bereich, der unter diese Anforderung fällt, auch barrierefreie Dokumente liefern zu müssen.

Dennis Bruder

Okay, dann kommen wir wieder zurück zu den Dokumenten. PDFs basieren ja in der Regel erstmal auf einem anderen technischen Produkt. Da gibt es verschiedene Dateiformate, man kennt es meistens aus, den Office-Bereich, Word-Dateien, PowerPoint etc. Wie muss man denn mit diesen Dateien erstmal umgehen, um überhaupt ein barrierefreies PDF erzeugen zu können?

Markus Erle

Genau, also es gibt letztendlich verschiedene Wege, überhaupt ein PDF oder dann ganz speziell ein barrierefreies PDF zu erstellen. Und du hast schon eins erwähnt aus einem Quellformat. Es gibt also quasi einen zweifachen Königsweg. Der eine Königsweg ist wirklich aus einem Quellformat, wie jetzt PowerPoint, das du erwähnt hast, oder Word. Es kann InDesign sein. Also jedes Autorenprogramm,ndas eine Konvertierung in ein PDF mit Tags unterstützt, eignet sich dafür. Und es gibt noch einen zweiten Königsweg. Und zwar für die automatisierte Erstellung jetzt aus Datenbanken, aus strukturierten Daten, wäre das natürlich auch denkbar, bei High-Volume-Dokumenten oder on the fly das zu erstellen. Auch wieder dort der Flaschenhals, die Konvertierung oder die Erstellung des PDFs, dass die Tags und die anderen Barrierefreiheitseigenschaften mitgenommen werden. Und das ist schon mal die Krux, die Barrierefreiheitseigenschaften des Quellformates. Bleiben wir mal bei dem Beispiel Word. In Word kann ich schon viele Barrierefreiheitseigenschaften anlegen, die Strukturierung in Überschriften, ich kann dort sauber arbeiten, wie ich mit Absätzen arbeite, also keine leeren Absätze, sondern dann irgendwie Abstände nur mit den jeweiligen Tools einsetze. Letztendlich ist es in Word so, setze die Word-Tools so ein, wie sie gedacht sind und trickse nicht rum und verwende es nicht wie eine Schreibmaschine. dann ist man da schon mal auf einem guten Weg. Plus zusätzliche Barrierefreiheitseigenschaften, also ein sauberes Tabellen-Grid oder Fußnoten, setze das Word-Fußnoten-Tool ein. Bei Links mache aktive Links. Das sind ja alles keine fancy, keine total aufwendigen Sachen. Das sind ganz normale Word-Features. Wenn die genutzt werden, dann richtig genutzt werden, dann ... Dann hast du schon ganz viel der Barrierefreiheitsarbeit getan. Es gibt dann ein paar zusätzliche Dinge, jetzt bei Bildern Alternativtext zu hinterlegen. Das würde man normalerweise nicht machen. Also wenn man jetzt kein barrierefreies PDF erstellt, das ist so ein kleiner Zusatzaufwand. Kann man auch alles in Word machen. Und dann gibt es aber auch Dinge, die man in Word nicht machen kann. Bei komplexen Tabellen beispielsweise, also Layout-Tabellen linearisieren. Formeln richtig anlegen und so weiter. Da gibt es ein paar zusätzliche Dinge, die man in Word nicht machen kann. Da braucht es dann Zusatzprogramme, um alle Barrierefreiheitseigenschaften in Word anzulegen und die dann in das PDF hinüber zu retten, sozusagen. Und da sieht man dann auch schon, dass ganz viel natürlich an dieser Konvertierung hängt, also an dem Export. Und... Wir kennen ja Microsoft Word, hat einen eigenen PDF-Export, der kann getaggte PDFs erstellen, aber er baut eigene Fehler ein, leider. Und er kann auch nicht alle Barrierefreiheitseigenschaften, die ein Autor in Word anlegt, mit hinüber retten in das PDF. Und dann sieht man schon, man wird quasi auch bestraft, wenn man den falschen Export oder halt die Bordmittel verwendet. Adobe Acrobat, der Export von Word zu PDF ist da auch nicht besser. Viele andere Tools machen da keinen guten Job. Und das haben wir erkannt und haben dann auch eigene Software extra dafür entwickelt, weil wir gesagt haben: hey, wenn ein Autor richtig arbeitet in Word, dann soll er auch belohnt werden. Und die Barrierefreiheitseigenschaften sollen im PDF vorhanden sein. Also sie sollen auch da reingelangen und er soll nicht noch am PDF rumschrauben müssen, weil das ist viel zu aufwendig, viel zu komplex. Also PDF ist ein ziemlich komplexes Format. Idealerweise vermeidet man es, am PDF noch Barrierefreiheitseigenschaften anzulegen oder dort korrigieren zu müssen und fokussiert sich darauf, alles schon in dem Quellformat richtig zu machen, also gerade in Word, in PowerPoint oder InDesign.

Dennis Bruder

Jetzt hast du gerade gemeint, dass das Ganze komplex ist, so einen PDF zu erstellen. Ist es denn auch kompliziert, so einen PDF zu erstellen? Oder kann man auch als Laie sich in so ein Thema reinarbeiten? Das gilt ja nämlich nicht nur für Laien, sondern es wird ja in jedem Unternehmen dann immer mal wieder konkret der Anwendungsfall sein, dass alle möglichen Personen einen PDF erstellen wollen. Also, wie kompliziert ist das?

Markus Erle

Wenn man ein Quellformat hat und dort die Barrierefreiheitseigenschaften anlegt und die richtige Konvertierung verwendet, dann ist es überhaupt nicht kompliziert. Dann ist es quasi ganz nahe dran an dem, wie man schon überhaupt in Word ein gutes Dokument erstellt, sage ich mal. Denn es ist fast wie gutes Handwerkszeug, mit Formatvorlagen zu arbeiten, für die Überschriften zum Beispiel. Also das Dokument gescheit zu strukturieren. Und weitere Elemente, aktive Links hatte ich schon erwähnt, solche Geschichten anzulegen. Dann ist es total easy. Das macht 80, 90 Prozent der Barrierefreiheitseigenschaften machen solche Features eines guten Dokumentes im Quellformat bereits aus. Das ist bei PowerPoint ganz ähnlich. PowerPoint hat jetzt nur den Nachteil, dass man von Haus aus nur zwei Überschriften-Ebenen hat. Mit Zusatzsoftware kann man dann noch mehr Überschriften-Ebenen anlegen. Bei Präsentationen hat man ja vielleicht auch mal eine Überschrift der dritten Ebene. Aber das heißt, jeder, der ein Autor bedienen kann, wie jetzt Word, wie PowerPoint oder InDesign, der muss gar nicht viel dazu lernen. Mit der richtigen Konvertierung kann er sehr einfach ein barrierefreies PDF erstellen. Also das ist der Königsweg für alle, die mit so einer Desktop-Software unterwegs sind, mit so Desktop-Autorenprogrammen. Es gibt ja dann noch... die Möglichkeit automatisiert PDFs zu erstellen. Jetzt für, ich mache mal so Beispiele, High Volume Dokumente, Rechnungen, die Telekom Rechnung oder meine Handy Rechnung oder solche Geschichten, die ich jeden Monat bekomme, Strom Rechnung. Die werden ja Ende des Monats produziert, High Volume mäßig, also viele Dokumente auf einen Schlag. Die müssen auch barrierefrei sein. Und dort gibt es... komplett automatisierte Lösungen. Das ist ein kleiner Schritt in diesem automatisierten Workflow. Ohne manuelles Eingreifen kann ich komplett barrierefreie, gesetzeskonforme PDFs erstellen. Das heißt, das sind letztendlich sehr unkomplizierte Wege. Also ich würde gerne unterscheiden zwischen den Wegen, um ein barrierefreies PDF zu erstellen. Da gibt es ganz einfache Wege. Das PDF-Format selber wiederum bietet ganz viele Möglichkeiten und ist ziemlich komplex von dem, was man auch falsch machen kann. Also die Komplexität, die liegt in dem Format selbst. Also das zu beherrschen, ist jetzt nicht ganz so einfach. Und deswegen würde ich sagen, der Königsweg ist immer, aus dem Quellformat zu arbeiten, möglichst automatisiert zu arbeiten. Ein PDF im Nachhinein Barrierefrei zu machen von Hand, das geht auch. Man sagt... Aus jedem PDF lässt sich ein technisch barrierefreies PDF machen, das geht, aber es fragt sich immer, wie aufwendig ist das? Und deswegen ist das immer nur die zweite Wahl. Das nimmt man für Dokumente, wo man das Quellformat nicht mehr hat. Also so Legacy-Content, alte PDF-Dokumente, wo man das Quellformat nicht mehr hat, die aber trotzdem unter die Gesetzesanforderungen fallen, dann geht man an das PDF ran. Oder manchmal... bietet das Quellformat einfach nicht die Möglichkeiten, Barrierefreiheitseigenschaften anzulegen, aber aus jedem PDF kann ich ein barrierefreies PDF machen. Also der Weg steht mir immer offen, es ist nur nicht immer der beste, weil er halt sehr aufwendig ist oder sehr aufwendig sein kann. Deswegen Königsweg, immer aus dem Quellformat, dort richtig arbeiten, die richtige Konvertierung verwenden, die auch wirklich diese Barrierefreiheitseigenschaften mit rübernimmt und dann ist es ziemlich einfach… also fast ohne riesigen Zusatzaufwand. Und so kriegen wir das auch in die Fläche, weil wir wollen, dass es selbstverständlich wird, dass ein PDF barrierefrei ist. Und das kriegen wir nur hin, wenn der Weg dorthin einfach ist. Jeder, der ein Protokoll schreibt, jeder, der einen PC setzt, jeder, der mit Word arbeitet, soll in der Lage sein, ein barrierefreies PDF zu erstellen. Und das ist auch das, was uns als Softwarefirma antreibt. Und deswegen versuchen wir die Komplexität zu verstecken und einfache Wege zu implementieren, sodass man sich wirklich auf das Verfassen des Dokumentes fokussieren kann und nicht groß noch einen Zusatzaufwand hat. die man reinstecken muss, um barrierefreies PDF rauszugeben.

Dennis Bruder (Outro mit Musikuntermalung)

Das war der erste Teil unseres Gesprächs mit Markus Erle von Axes4 über barrierefreie PDFs. Wir haben geklärt, was ein PDF überhaupt barrierefrei macht, welche Standards dahinterstehen – und für wen Barrierefreiheit überhaupt verpflichtend ist.

Im zweiten Teil sprechen wir dann darüber, wie sich das Ganze in der Praxis konkret umsetzen lässt: Welche Tools sinnvoll sind und welche Strategien Unternehmen beim Einstieg in das Thema verfolgen können.

Alle Links zur Sendung finden Sie wie immer in den Shownotes. Hören Sie sich also auch die nächste Folge an – da wird’s noch praktischer! Dann bis zur nächsten Folge von BarriereLos.