Barrierefreie PDF-Dateien

PDF /UA, WCAG und PDF-Dateien, die auch Blinden nutzen

Das Portable Document Format oder kurz PDF wurde Anfang der 1990er Jahre entwickelt, um Dateien, unabhängig vom Computer, immer gleich darzustellen. Es diente also als Ersatz für Gedrucktes. Wichtig war vor allem die Darstellung, weniger wichtig die Weiterverarbeitung der Inhalte. Heutzutage werden Dateien oft im PDF-Format gespeichert, um bei einer Weitergabe über Websites oder per E-Mail den Inhalt festzuhalten.

Will man PDF-Dateien nicht nur ansehen oder lesen, sondern sie sich zum Beispiel von einem Screenreader vorlesen lassen, müssen sie barrierefrei zugänglich sein.

Barrierefreie PDFs

PDF-Dateien müssen barrierefrei sein, weil auch Menschen, die assistive Technologien nutzen, die Informationen selbständig nutzen sollen. Zum Beispiel verwenden blinde Menschen Screenreader-Programme, die ihnen vorlesen, was auf dem Bildschirm angezeigt wird. Dabei wird nicht nur der reine Text vorgelesen, sondern zusätzliche Informationen, etwa ob es sich bei dem Text um eine Überschrift handelt, angesagt. Diese Information erhält das Programm aus nicht angezeigten Tags.

WCAG und PDF /UA

Für die Barrierefreiheit von PDF-Dateien kann man zwei Standards heranziehen: WCAG und PDF /UA.

Bereits in den 1990ern wurden die WCAG – Web Content Accessibility Guidelines  entwickelt. Sie stammen von der internationalen W3C, die international Web-Standards definiert. Aus der WCAG stammen die vier universellen Prinzipien der Barrierefreiheit: wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust. Diese gelten für alle digitalen Produkte, also auch für Dokumente. Die WCAG unterteilt die Prinzipien in 13 Richtlinien und diese wiederum in 78 Erfolgskriterien.

Der PDF-Standard wurde vom Unternehmen Adobe definiert und später zum Industriestandard. Erst im Jahr 2012 wurde ein Unterformat von PDF standardisiert, das sicherstellen soll, dass auch PDF-Dateien barrierefrei zugänglich sind: PDF /UA bzw. ISO 14289. PDF /UA steht für Universal Accessibility.

Dass PDF-Dokumente Tags benötigen, ist in beiden Standards, der WCAG und dem PDF /UA, definiert. Allerdings bezieht sich die WCAG auf verschiedene digitale Produkte, Websites, Software, mobile Apps und Dokumente, und ist deswegen allgemeiner gehalten. Der PDF /UA Standard geht nur auf die Barrierefreiheit bei PDF-Dateien ein und ist deswegen spezifischer.

Matterhorn Protokoll

Trotzdem sind die Definitionen im Standard zu allgemein gehalten, als dass sie in der täglichen Arbeit einfach umgesetzt werden können. Dabei hilft das Matterhorn-Protokoll, das definiert, wie PDFs nach dem PDF /UA Standard zu testen sind.

Das Matterhorn-Protokoll definiert 31 Testbereiche und 136 Fehlermöglichkeiten. 89 der Fehlermöglichkeiten können automatisiert getestet werden. Die restlichen 45 müssen von Menschen geprüft werden.

Zum Beispiel kann ein Algorithmus prüfen, ob in der PDF-Datei ein Tag für Überschriften vorhanden ist. Aber nur ein Mensch erkennt, ob der getaggte Text wirklich eine Überschrift ist oder vielleicht nur ein Absatz mit einem Satz.

PDF Accessability Checker – PAC 2021

Organisation Access for All den PDF Accessibility Checker (PAC) entwickelt. Seit 2021 hat die  PDF /UA Foundation (https://pdfua.foundation/de), eine 2021 gegründete gemeinnützige Organisation, die Weiterentwicklung des PAC übernommen. Der PAC 2021 kann kostenfrei von der Website der PDF /UA Foundation (https://pdfua.foundation/de) heruntergeladen werden.

Der PAC prüft die 89 maschinell prüfbaren Punkte aus dem PDF /UA-Standard. Das bedeutet, dass eine PDF-Datei, die den PAC-Test bestanden hat, technisch korrekt ist. Trotzdem ist es möglich, dass sie den Inhalt nicht sinnvoll vermittelt.

Öffnet man den PAC 2021 finden sich zwei Reiter: PDF /UA und WCAG. Das maßgebliche Ergebnis wird auf dem Reiter PDF /UA angezeigt, denn der PAC prüft alle 89 maschinell prüfbaren Punkte des PDf /UA-Standards. Der Reiter WCAG bildet lediglich die Punkte aus der PDF /UA ab, die sich auch so in der WCAG finden. Das bedeutet, dass Punkte die sich nicht 1:1 abbilden lassen, nicht angezeigt werden.

Leider gibt es den PAC nur für das Windows-Betriebssystem. Ein Online-Dienst, mit dem PDFs getestet werden können, ist beispielsweise der Tingtun Checker (https://checkers.eiii.eu/en/pdfcheck/).

Barrierefreie PDF-Dokumente erstellen

PDF-Dokumente sind also nur mit abschießender Prüfung durch einen Menschen wirklich barrierefrei. Gerade diese Punkte sind allerdings schon gut im Ausgangsdokument zu bearbeiten. Mit fünf einfach umzusetzenden Tipps können PDF-Dateien von deutlich mehr Menschen genutzt werden:

1. Geben Sie in den Dateieigenschaften einen Dokumenttitel an. (In Office-Programmen unter „Datei“ – „Eigenschaften“)
2. Strukturieren Sie Ihr Dokument sinnvoll und nutzen Sie die Formatvorlagen für Überschriften und Listen. (In Office-Programmen meist gleich in der Start-Toolbar)
3. Verwenden Sie eine gut lesbare Schrift (leserlich.info) mit mindesten 12 pt für den Fließtext, bei Farben achten Sie auf einen starken Kontrast zwischen Schriftfarbe und Hintergrund.
4. Geben Sie Alternativtexte (interner Link auf den Beitrag Alternativtexte) oder Bildbeschreibungen für Bilder und Grafiken an. (Rechtsklick auf das Bild und dann im Kontextmenü direkt auf Alternativtext-Text oder Eigenschaften).
5. Schreiben Sie aussagekräftige Texte für Ihre Links und geben Sie nicht den kompletten Linktext an. (Text markieren, „Einfügen“ – „Hyperlink“).

Wenn dann das Dokument mit „Speichern unter“, „Exportieren“ oder einem speziellen Konverter gesichert wird, ist das PDF vielleicht noch nicht barrierefrei, aber schon deutlich zugänglicher als die meisten der Milliarden von PDF-Dateien, die im Internet zu finden sind.

Autorin: Stiftung Pfennigparade